Главная » Справочник » Деловое общение » Особенности письменной речи в деловом общении

Особенности письменной речи в деловом общении

Существует общепринятая классификация деловой переписки по таким признакам, как отношение к организации (внешняя и внутренняя), степень официальности (официальная и личная), различаются типы писем.

В отношении деловой переписки справедливы такие же нормы и правила, которыми деловое сообщество оперирует в любых других формах делового взаимодействия.

Общие требования к тексту письма определены как:

тактичность;
персональность;
позитивность;
энергичность, активность;
цельность;
связность;
ясность;
краткость;
удобочитаемость;
наличие элементов унификации.

Даже если письмо содержит плохие для адресата новости (как правило, отказ в чем-либо), оно не должно носить негативного, пессимистичного характера.

Для такого письма рекомендуется трехчастная подача информации: нейтральный комментарий ситуации – изложение отказа с позитивным объяснением причин – окончание, выражающее надежду.

Задачей письменного делового общения является облегчение партнеру по переписке работы с корреспонденцией. Для этого желательно понимать привычные партнеру правила делопроизводства.

Направленный адресату документ дает получателю заочное представление о вас, о вашей организации, и от того, какое впечатление производит написанное, будет зависеть, будут ли и как будут в дальнейшем развиваться деловые отношения.

Интересно

В РФ для регламентации делопроизводства приняты законы, определяющие процессы управления документами, отношения в процессе передачи, использования и защиту информации, применение информационных технологий.

В отечественной деловой практике применяется «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), а также ГОСТ «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ряд других стандартов, разработанных Госстандартом России.

В деловой переписке, естественно, используется официальный стиль письма. Этот стиль характеризуется отсутствием описательных прилагательных, ненужных уточнений и деталей. Только конкретика, ясность и логика.

После написания делового письма полезно прочесть его еще раз и убрать все фразы, которые не несут в себе особой смысловой нагрузки и не меняют суть написанного. Только когда вы убедились, что все подобные слова и фразы удалены, тогда можно сказать, что это правило составления делового письма соблюдено.

Деловые письма не должны содержать в себе эмоциональной окраски, даже если письмо – жалоба и хочется показать всю полноту своего негодования, или, наоборот, письмо – благодарность партнеру за успешную сделку. Деловое письмо должно быть сдержанным.

Предыдущая статья Особенности общения через переводчика Следующая статья Переговоры в практике повседневного общения

Статьи по теме