Оформление реквизитов, определяющих движение и отражающих обработку и исполнение документа

Одной из характеристик управленческой информации является ее адресность. В качестве адресата (получателя документа) могут быть конкретные организации или группы организаций, структурные подразделения, конкретные должностные или физические лица. При оформлении реквизита 15 «Адресат» соблюдают следующие правила.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают после фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилия лица, которому адресован документ — в дательном.

Примеры оформления реквизита «Адресат»

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.

Примеры оформления реквизита «Адресат»

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. При адресовании письма в организацию сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При направлении документа физическому лицу сначала указывается его фамилия и инициалы, а затем — его почтовый адрес.

Примеры оформления реквизита «Адресат»

Адресование используется и при оформлении внутренних документов, например, докладных, объяснительных записок.

Она является инструментом административного воздействия, организующим действие исполнителей.

Например:

При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным является лицо, названное в резолюции первым.

Решение типовой ситуации не требует дополнительных разъяснений, основывается на стандартной для предприятия схеме действий и имеет типовые сроки исполнения.

В этом случае резолюция оформляется по упрощенной схеме:

В нестандартной ситуации руководитель может либо самостоятельно принять окончательное решение, либо поручить это сделать другим сотрудникам. Содержание поручения, безусловно, зависит от квалификации работника: чем она выше, тем большую свободу действий ему можно предоставить.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы исполнитель не обращался к руководителю за дополнительными разъяснениями.

Резолюция пишется от руки на первом листе документа под реквизитом «адресат». Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

К резолюции традиционно предъявляются требования четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера исполнения документа Резолюция является важнейшим реквизитом для обеспечения контроля исполнения документа.

Реквизит 17 «Заголовок к тексту» является реквизитом документа, кратко излагающим его основное содержание. Он составляется исполнителем документа для быстрого определения степени информативности документа, его важности или срочности исполнения.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа и отвечает на вопросы о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии», или чего (кого)?, например: Должностная инструкция методиста. Заголовки печатают без кавычек и не подчеркивают. В конце заголовка точка не ставится.

Реквизит 19 «Отметка о наличии приложения» предназначен для обращения внимания получателя и отправителя на документы, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Его размещают после окончания текста (через 2–3 интервала) и выше подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, упомянутое, но не названное в тексте, указывают его наименование, количество листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

В приложении к распорядительному документу (приказы, распоряжения, постановления, решения и т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.).

В отличие от реквизита «Гриф согласования документа», который используется при внешнем согласовании  — согласовании с другой организацией, реквизит «Виза согласования документа» оформляется при согласовании документа с должностными лицами внутри учреждения.

Таким образом, в ходе визирования документа происходит дополнительная «шлифовка» самого управленческого решения, а также комплексная оценка и, при необходимости, корректировка издаваемого документа с целью придания ему необходимого юридического статуса.

Виза согласования документа включает должность, подпись визирующего документ, расшифровку подписи и дату визирования, например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают, прилагают к документу и обязательно докладывают лицу, подписывающему документ. При несогласии с содержанием документа должностное лицо не вправе не визировать документ, а обязано его завизировать и приложить свои замечания.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации (например, письма) визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

На внутренних документах рядом с визами согласования указывается и исполнитель документа (должность, инициалы, фамилия, дата создания документа, телефон).

Набор необходимых виз для каждого конкретного вида документа указывается в Табеле форм документов. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

Визирование электронных документов может проводиться без их распечатки на бумаге, а с использованием технологии электронной цифровой подписи и в системе автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

Реквизит 12 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» заполняется только при оформлении ответных писем путем указания даты и индекса того документа, на который дается ответ.

Реквизит 29 «Отметка о контроле» — это отметка о контроле за исполнением поручения, содержащегося в документе или резолюции на документе.

Она проставляется делопроизводственной службой или секретарем в правом углу на верхнем поле документа и обозначается буквой «К» (ярким фломастером), словом или штампом «Контроль».

В САДД постановка документа на контроль обеспечивает автоматический контроль сроков исполнения документа.

Реквизит 26 «Отметка о заверении копии» используется при заверении копии документа или выписки из документа. Она оформляется ниже реквизита «Подпись» и состоит из заверительной надписи «Верно» (печатается без кавычек), должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилию) и даты заверения, например:

Проставление печати на копии или выписке обязательно, если документ направляется в другие организации.

Реквизит 25 «Отметка об исполнителе» содержит информацию о должностном лице (инициалы, фамилию и номер телефона), которое непосредственно готовило документ, и предназначен для оперативной связи с ним получателя документа.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Реквизит 30 «Отметка об исполнении документа иFнаправлении его в дело» наносится на документ от руки после его исполнения и свидетельствует о завершении работы над документом. Располагается на нижнем поле от левого поля первого листа документа.

Содержит краткое указание на то, что сделано для исполнения документа (подготовка письменного ответа, при этом указывается его номер и дата, или проведение переговоров, достижение устного соглашения), номер дела, в которое будет помещен документ.

Она подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит 27  «Отметка о  поступлении документа в организацию» проставляется (возможно использование штампа) в правом нижнем углу входящих документов и содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» предназначен для автоматизированного поиска электронного документа или электронной версии бумажного документа.

Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата. Также может включаться в отметку изображение герба.

Эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Итак, нами рассмотрены все реквизиты документов, относящихся к УСОРД.

Но ни в одном из документов эти реквизиты все вместе не используются, а разные виды документов (приказ, распоряжение, письмо, записка, протокол и т.д.) имеют разный набор реквизитов.

Для характеристики набора реквизитов определенного вида документа используют термин «формуляр документа».

Особенности состава реквизитов для формуляров основных организационных, распорядительных и информационно-справочных документов будут рассмотрены в дальнейшем.